Microsoft Excel – чрезвычайно полезная программка в разных областях. Готовая таблица с возможностью автозаполнения, быстрых расчетов и вычислений, построения графиков, диаграмм, создания отчетов или анализов и т.д.
Инструменты табличного процессора могут значительно облегчить труд специалистов из многих отраслей. Представленная ниже информация – азы работы в Эксель для чайников. Освоив данную статью, Вы приобретете базовые навыки, с которых начинается любая работа в Excel.
Инструкция по работе в Excel
Книга Excel состоит из листов. Лист – рабочая область в окне. Его элементы:
Чтобы добавить значение в ячейку, щелкаем по ней левой кнопкой мыши. Вводим с клавиатуры текст или цифры. Жмем Enter.
Значения могут быть числовыми, текстовыми, денежными, процентными и т.д. Чтобы установить/сменить формат, щелкаем по ячейке правой кнопкой мыши, выбираем «Формат ячеек». Или жмем комбинацию горячих клавиш CTRL+1.
Для числовых форматов можно назначить количество десятичных знаков.
Примечание. Чтобы быстро установить числовой формат для ячейки - нажмите комбинацию горячих клавиш CTRL+SHIFT+1.
Для форматов «Дата» и «Время» Excel предлагает несколько вариантов изображения значений.
Отредактируем значение ячеек:
Для удаления значения ячейки используется кнопка Delete.
Чтобы переместить ячейку со значением, выделяем ее, нажимаем кнопку с ножницами («вырезать»). Или жмем комбинацию CTRL+X. Вокруг ячейки появляется пунктирная линия. Выделенный фрагмент остается в буфере обмена.
Ставим курсор в другом месте рабочего поля и нажимаем «Вставить» или комбинацию CTRL+V.
Таким же способом можно перемещать несколько ячеек сразу. На этот же лист, на другой лист, в другую книгу.
Чтобы переместить несколько ячеек, их нужно выделить:
- Ставим курсор в крайнюю верхнюю ячейку слева.
- Нажимаем Shift, удерживаем и с помощью стрелок на клавиатуре добиваемся выделения всего диапазона.
Чтобы выделить столбец, нажимаем на его имя (латинскую букву). Для выделения строки – на цифру.
Для изменения размеров строк или столбцов передвигаем границы (курсор в этом случае принимает вид крестика, поперечная перекладина которого имеет на концах стрелочки).
Чтобы значение поместилось в ячейке, столбец можно расширить автоматически: щелкнуть по правой границе 2 раза.
Чтобы стало красивее, границу столбца Е немного подвинем, текст выровняем по центру относительно вертикали и горизонтали.
Объединим несколько ячеек: выделим их и нажмем кнопку «Объединить и поместить в центре».
В Excel доступна функция автозаполнения. Вводим в ячейку А2 слово «январь». Программа распознает формат даты – остальные месяцы заполнит автоматически.
Цепляем правый нижний угол ячейки со значением «январь» и тянем по строке.
Апробируем функцию автозаполнения на числовых значениях. Ставим в ячейку А3 «1», в А4 – «2». Выделяем две ячейки, «цепляем» мышью маркер автозаполнения и тянем вниз.
Если мы выделим только одну ячейку с числом и протянем ее вниз, то это число «размножиться».
Чтобы скопировать столбец на соседний, выделяем этот столбец, «цепляем» маркер автозаполнения и тянем в сторону.
Таким же способом можно копировать строки.
Удалим столбец: выделим его – правой кнопкой мыши – «Удалить». Или нажав комбинацию горячих клавиш: CTRL+"-"(минус).
Чтобы вставить столбец, выделяем соседний справа (столбец всегда вставляется слева), нажимаем правую кнопку мыши – «Вставить» - «Столбец». Комбинация: CTRL+SHIFT+"="
Чтобы вставить строку, выделяем соседнюю снизу. Комбинация клавиш: SHIFT+ПРОБЕЛ чтобы выделить строку и нажимаем правую кнопку мыши – «Вставить» - «Строку» (CTRL+SHIFT+"=")(строка всегда вставляется сверху).
Как работать в Excel: формулы и функции для чайников
Чтобы программа воспринимала вводимую в ячейку информацию как формулу, ставим знак «=». Например, = (2+3)*5. После нажатия «ВВОД» Excel считает результат.
Последовательность вычисления такая же, как в математике.
Формула может содержать не только числовые значения, но и ссылки на ячейки со значениями. К примеру, =(A1+B1)*5, где А1 и В1 – ссылки на ячейки.
Чтобы скопировать формулу на другие ячейки, необходимо «зацепить» маркер автозаполнения в ячейке с формулой и протянуть вниз (в сторону – если копируем в ячейки строки).
При копировании формулы с относительными ссылками на ячейки Excel меняет константы в зависимости от адреса текущей ячейки (столбца).
В каждой ячейке столбца С второе слагаемое в скобках – 3 (ссылка на ячейку В1 постоянна, неизменна).
Значительно расширяют функционал программы встроенные функции. Чтобы вставить функцию, нужно нажать кнопку fx (или комбинацию клавиш SHIFT+F3). Откроется окно вида:
Чтобы не листать большой список функций, нужно сначала выбрать категорию.
Когда функция выбрана, нажимаем ОК. Откроется окно «Аргументы функции».
Функции распознают и числовые значения, и ссылки на ячейки. Чтобы поставить в поле аргумента ссылку, нужно щелкнуть по ячейке.
Excel распознает и другой способ введения функции. Ставим в ячейку знак «=» и начинаем вводить название функции. Уже после первых символов появится список возможных вариантов. Если навести курсор на какой-либо из них, раскроется подсказка.
Дважды щелкаем по нужной функции – становится доступным порядок заполнения аргументов. Чтобы завершить введение аргументов, нужно закрыть скобку и нажать Enter.
ВВОД – программа нашла квадратный корень из числа 40.
Назначение электронных таблиц Microsoft Excel
Электронные таблицы Microsoft Excel созданы для обеспечения удобства работы пользователя с таблицами данных, которые преимущественно содержат числовые значения.
С помощью электронных таблиц можно получать точные результаты без выполнения ручных расчётов, к тому же встроенные функции позволяют быстрее решать достаточно сложные задачи.
В прямоугольных таблицах часто хранят упорядоченные данные и используют для наглядного представления как чисел, так и текстовой информации в различных отраслях профессиональной деятельности человека. В таблицах могут хранится как исходные (первичные) данные, так и результаты выполнения разного рода операций над ними. До появления компьютеров использовали таблицы, которые имели вид разграфленных листов или картотеки.
С помощью компьютеров стало гораздо проще представлять и обрабатывать данные. Программы для обработки данных получили название табличных процессоров или электронных таблиц из-за своей схожести с обычной таблицей, начерченной на бумаге.
Замечание 1
Сегодня известно огромное число программ, которые обеспечивают хранение и обработку табличных данных, среди которых Lotus 1-2-3, Quattro Pro, Calc и др. наиболее широко используемым табличным процессором для персональных компьютеров является Microsoft Excel.
MS Excel применяют для решения планово-экономических, финансовых, технико-экономических и инженерных задач, для выполнения операций бухгалтерского и банковского учета, при статистической обработке информации, анализе данных и прогнозировании проектов, для заполнения налоговых деклараций и т.п.
Также инструментарий электронных таблиц Excel позволяет обрабатывать статистическую информацию и представлять данные в виде графиков и диаграмм, которые также можно использовать в повседневной жизни для личного учета и анализа расходования собственных денежных средств.
Таким образом, основным назначением электронных таблиц является:
- ввод и редактирование данных;
- форматирование таблиц;
- автоматизация вычислений;
- представление результатов в виде диаграмм и графиков;
- моделирование процессов влияния одних параметров на другие и т.д.
Электронные таблицы можно легко интегрировать в документ, созданный, например, в текстовом процессоре Word или другом приложении, которое входит в пакет Microsoft Office. Тесная интеграция приложений, которые входят в пакет, повышает эффективность работы пользователя, дает возможность создания профессионально оформленных документов и использования возможностей локальной и глобальной информационных сетей (World Wide Web) для коллективной работы и публикации данных.
Основной особенностью MS Excel является возможность применять формулы для создания связей между значениями разных ячеек, причем расчет по формулам происходит автоматически. При изменении значения любой ячейки, которая используется в формуле, автоматически происходит перерасчет ячейки с формулой.
К основным возможностям электронных таблиц относят:
- автоматизацию всех итоговых вычислений;
- выполнение однотипных расчетов над большими наборами данных;
- возможность решения задач при помощи подбора значений с разными параметрами;
- возможность обработки результатов эксперимента;
- возможность табулирования функций и формул;
- подготовка табличных документов;
- выполнение поиска оптимальных значений для выбранных параметров;
- возможность построения графиков и диаграмм по введенным данным.
Расширенные возможности MS Excel 2013
Замечание 2
При запуске табличного процессора пользователь видит перед собой полноценный веб-ресурс, а не обычную программу. На стартовой странице размещены различные шаблоны, которые можно подгружать из Интернет . Данную версию программы также удобно использовать на смартфонах и планшетах.
Рассмотрим более подробно внесенные изменения:
- Сохранение на облачном сервере данных выполняется с помощью записи в Live ID. Сохранение документов на облачном сервисе дает возможность с помощью любого оборудования, которое имеет доступ в Интернет, получить все необходимые файлы. После сохранения документа в облачном сервисе пользователь может пригласить других пользователей для его редактирования или просмотра. Параллельно пользователь может создать специальную веб-ссылку, которая будет направлять других пользователей на документ с данными, и устанавливать набор действий, разрешенных для выполнения. Причем большим преимуществом использования облачного сервиса является то, что при этом не учитывается версия Excel, установленная на компьютере пользователя.
- При такой непосредственной связи некоторых документов с сетью Интернет особо важным является вопрос защиты информации, который разработчики полностью решили. К тому же, в Excel 2013 функция Check Out отвечает за создание новых версий документа при его редактировании.
- Возможность установления прав и ограничений для других пользователей, которые имеют доступ к определённому файлу. К примеру, можно запретить показывать страницу или редактировать ее.
- Возможность поиска картинок в сети Интернет прямо из программы и непосредственная вставка их сразу в таблицу. Поиск осуществляется по бесплатным коллекциям картинок, по Flickr и SkyDrive.
- Более широкий список источников данных, что позволяет увеличить эффективность при работе с базами данных; возможность импорта данных.
Области применения электронных таблиц
Электронный табличный процессор Excel широко применяется для составления разнообразных бланков, ведения учета заказов, обработки ведомостей, планирования производства, учета кадров и оборота производства. Также программа Excel содержит мощные математические и инженерные функции, которые позволяют решить множество задач в области естественных и технических наук.
Электронные таблицы широко используют для автоматизации вычислений. В табличной форме удобно выполнять целый ряд задач, например, бухгалтерского учёта, математических задач и т.д. Возможность использования математических формул в электронных таблицах дает возможность представления взаимосвязи между разными параметрами. С помощью электронных таблиц стало возможным решение многих вычислительных задач, которые раньше решались исключительно с помощью программирования.
Таким образом, к областям применения электронных таблиц относятся:
- бухгалтерский и банковский учет;
- планирование и распределение ресурсов;
- проектно-сметные работы;
- инженерно-технические расчеты;
- бработка больших массивов информации;
- исследование динамических процессов;
- сфера бизнеса и предпринимательства.
Замечание 3
Одним из важных функциональных расширений табличного процессора MS Excel стала встроенная среда программирования Visual Basic for Applications (VBA), которая предназначена для решения прикладных задач в MS Office. Благодаря VBA фирме Microsoft удалось не только расширить возможности языка макрокоманд Excel, но и ввести новый уровень прикладного программирования, поскольку VBA позволяет создавать полноценные прикладные пакеты, которые по своим функциям выходят далеко за рамки обработки электронных таблиц.
Excel – это незаменимый универсальный аналитический инструмент для динамического решения вычислительных задач. Рассмотрим на конкретных примерах как Excel помогает улучшить качество нашей современной жизни и делает нас более успешными.
7 примеров зачем нужен Excel
Для чего нужен Excel? Приведем жизненные примеры применения формул, функций и графиков в решении важных задач. Эти 7 полезных примеров использования формул приведены как решения для конкретных задач.
Анализ рентабельности инвестиций
Вычислить значение будущей стоимости инвестиционного объекта поможет функция =БС().
Задача 1: Рассчитайте сумму, накопленную на счете через 5 лет при инвестировании в инвестиционный объект. При условии, что в начале каждого года выплачивается 6000$, а годовая процентная ставка составляет 5,6%. При том, что в начале инвестирования сумма на балансе активов уже накопила 5000$.
Решение задачи 1 в Excel c помощью функции БС:
Рассмотрение вариантов погашения кредита
Данная задача состоит в том, чтобы проверить варианты погашения кредита с предлагаемыми ежемесячными платежами банком. Более того, можно наглядно проследить реально ли вообще закрыть кредит при таких условиях кредитования и погашения.
Задача 2: Столбец «Возможно ли погашение» – это возможный расчет погашения с помощью ЕСЛИ, в котором должен быть рассмотрен тип значения, возвращаемого функцией КПЕР. В столбце «Проверка размера ежемесячного взноса» используйте функцию ПЛТ для расчета суммы платежа для количества платежей, возвращаемых функцией КПЕР, округленных до ближайшего целого. Таким образом мы можем проверить или получить правильный анализ по другим входным параметрам условий кредитования. Допустим, когда нам уже заранее известны сроки погашения кредита и суммы, а также количество регулярных платежей по закрытию.
Решение задачи 2 в Excel c помощью функций КПЕР и ПЛТ:
Обратите внимание! Если банк запрещает делать досрочное погашение кредита без штрафных комиссий, то при условиях кредитования в первой строке невозможно погасить такой кредит! Будьте внимательны и учите Excel.
Стоимость обслуживания амортизации автомобиля
Метод уменьшающегося сальдо позволяет нам проанализировать такой тип расходов как амортизация автомобиля, трактора, оборудования или другого дорогого в эксплуатации устройства. Решив данную задачу, вы понимаете свои мотивы и рациональность в приобретении такого недешевого товара. Для начала правильно поставим задачу, которая будет максимально приближенно подобной на другие похожие задачи в жизни современного человека.
Задача 3: Стоимость приобретения автомобиля для грузоперевозок составляет 20000$ после 10-ти лет эксплуатации его стоимость составляет всего лишь 40000$. Определите амортизационные отчисления и текущую остаточную стоимость транспортного средства по каждому году на протяжении всего периода эксплуатации.
Решение задачи 3 в Excel с помощью формул, графика и функции =ПУО():
Прогнозирование будущих показателей прогресса
Теперь проведем анализ временных рядов с прогрессированием при экспоненциальном росте показателей.
Задача 4: Спрогнозируйте будущие показатели прогресса фирмы. Таблица, содержащая все значения важного ряда для всех временных точек, автоматически заполняется показателями использованием одной функции прогнозирования РОСТ (непосредственно работающей с таблицами данных).
Во втором аргументе функции РОСТ «Известные_значения x» - содержит диапазон ячеек, в которые помещаются точки за пределами временных рядов, для которых будут экстраполированы значения тестируемого параметра. Это прогнозируемые значения (прогнозируемые в будущем) серии.
Константа - логическая константа, которая определяет точку пересечения линии тренда с осью независимой переменной. Обычно это координатная точка (0, b), и это значение по умолчанию TRUE. Используйте значение по умолчанию.
Решение задачи 4 в Excel c помощью функции прогнозирования роста – РОСТ и графика.
Умное фильтрование большого объема данных
Расширенный фильтр автофильтр в Excel позволяет быстро обрабатывать большие объемы данных и сразу же выдавать результат в соответствии с критериями фильтра.
Задача 5: Покажите рыбу с ценами не выше 20 и цены на специи не менее 20 с ненулевым запасом на складе. А также, покажите напитки с ценами от 10 до 20 с ненулевым запасом на складе.
Решение задачи 5 в Excel c помощью расширенного автофильтра.
Сложившаяся ситуация такова, что наибольшее распространение в России получили программные продукты корпорации Microsoft. Отвлекаясь от других аспектов данной темы, тем не менее необходимо сказать, что это создает некую универсальность в их применении, или даже некий необъявленный стандарт, т.к. программные продукты этой корпорации сейчас можно найти практически на любом компьютере, а следовательно, совместимость будет обеспечена. К тому же продукция Microsoft являет собой весьма универсальные средства, которые можно использовать для решения очень многих задач, и кроме того, весьма высока степень интеграции между продуктами, что и обуславливает их популярность в том числе.
В пакет Microsoft Office, работающий под управлением операционной системы Microsoft Windows, входит в том числе и мощное средство разработки электронных таблиц Microsoft Excel. (Кстати, нужно сказать, что хотя и существуют другие средства разработки электронных таблиц и автоматизации вычислений, но они, во-первых, встречаются крайне редко (скажем, во внутрифирменном использовании какой-либо компании для своих специфических нужд, а во-вторых, как уже было сказано, продукты Microsoft стали практически стандартом де-факто, чему способствовала и их большая универсальность). Таким образом, именно Microsoft Excel был выбран мной для разработки средства автоматизации расчетов в лабораторной работе «Предварительные вычисления в триангуляции». Поэтому другие средства построения электронных таблиц здесь не рассматриваются, но зато уделяется внимание некоторым специфичным средствам Excel.
Возможности EXCEL очень высоки. Обработка текста, управление базами данных - программа настолько мощна, что во многих случаях превосходит специализированные программы-редакторы или программы баз данных. Такое многообразие функций может поначалу запутать, чем заставить применять на практике. Но по мере приобретения опыта начинаешь по достоинству ценить то, что границ возможностей EXCEL тяжело достичь. За 14-летнюю историю табличных расчётов с применением персональных компьютеров требования пользователей к подобным программам существенно изменились. В начале основной акцент в такой программе, как, например, VisiCalc, ставился на счётные функции. Сегодня положение другое. Наряду с инженерными и бухгалтерскими расчетами организация и графическое изображение данных приобретают все возрастающее значение. Кроме того, многообразие функций, предлагаемое такой расчетной и графической программой, не должно осложнять работу пользователя. Программы для Windows создают для этого идеальные предпосылки. В последнее время многие как раз перешли на использование Windows в качестве своей пользовательской среды. Как следствие, многие фирмы, создающие программное обеспечение, начали предлагать большое количество программ под Windows.
Окно Excel содержит множество различных элементов. Некоторые из них присущи всем программам в среде Windows, остальные есть только в окне Excel. Вся рабочая область окна Excel занята чистым рабочим листом (или таблицей), разделённым на отдельные ячейки. Столбцы озаглавлены буквами, строки - цифрами. Как и во многих других программах в среде Windows, вы можете представить рабочий лист в виде отдельного окна со своим собственным заголовком - это окно называется окном рабочей книги, так как в таком окне можно обрабатывать несколько рабочих листов.
На одной рабочей странице в распоряжении будет 256 столбцов и 16384 строки. Строки пронумерованы от 1 до 16384, столбцы названы буквами и комбинациями букв. После 26 букв алфавита колонки следуют комбинации букв от АА, АВ и т.д. В окне Excel, как и в других программах под Windows, под заголовком окна находится строка меню. Чуть ниже находятся панели инструментов Стандартная и Форматирование.
Кнопки на панели инструментов позволяют быстро и легко вызывать многие функции Excel. Оформление рабочих листов. Выбор шрифта. Изменить тип, размер шрифта или исполнение текста можно выделив соответствующие ячейки и открыв меню Формат. Выбрав команду Ячейки вменю Формат. После этого на экране появится диалог в котором будут указаны различные шрифты.
Можно выбрать любой шрифт из списка предложенных. При выборе шрифта можно просматривать его начертание в окне пример. Для выбора типа шрифта, его размера и стиля можно использовать поля и кнопки, расположенные на панели инструментов. Типы шрифтов. В настоящее время для оформления таблиц и документов используется большое количество шрифтов. Один из главнейших факторов, который необходимо принимать во внимание, - это разборчивость текста, оформление тем или иным шрифтом.
Наряду с выбором типа шрифта и его размера можно выбрать стиль шрифта: курсив, полужирный или с подчёркиванием. Используют эти стили только для выделения важной информации в тексте документов и таблиц.
Цвета и узоры.
В Excel можно выделить в таблице некоторые поля с помощью цвета и узора фона, чтобы привлечь к ним внимание. Это выделение надо использовать осторожно, чтобы не перегрузить таблицу. Выберите вкладку Вид в диалоге Формат ячеек. Здесь для выделенных ячеек можно выбрать цвет закраски с помощью палитры. Форматирование чисел. Если нужно, чтобы записи превратились в удобный документ, следует произвести форматирование чисел в ячейках. Проще всего форматируются ячейки, куда заносятся денежные суммы. Для этого нужно выделить форматируемые ячейки. Затем выбрать команду меню Формат - Ячейки, а в появившемся диалоге - вкладку Число. Выбирается в группе слева строку Денежный. Справа появится несколько возможных вариантов форматов чисел. Формат числа определяется видом цифрового шаблона, который может быть двух видов: Чтобы лучше понять их назначение, рассмотрим варианты форматирования числа 13. В первой колонке взяты шаблоны форматов, как в поле Коды формата. Во второй колонке вы видите, как будет выглядеть число в результате форматирования.
Если в качестве цифрового шаблона используется ноль, то он сохранится везде, где его не заменит значащая цифра. Значок номера (он изображен в виде решетки) отсутствует на местах, где нет значащих цифр. Лучше использовать цифровой шаблон в виде нуля для цифр, стоящих после десятичной запятой, а в других случаях использовать "решетку". Если вы оперируете числами, где больше двух разрядов после запятой и цифры в них не равны нулю, то происходит округление в большую или меньшую сторону. Точно так же Excel округляет дробные числа, которые форматировали как целые, т.е. без разрядов после запятой. Округляются, однако, только числа, которые выводятся на экран, в расчетах используются точные значения. В поле Коды формата можно выбрать вариант задания сумм, которые идут "в минус": наряду с обычным минусом их можно выводить красным, что часто используется при оформлении бухгалтерской документации.
Проверка орфографии.
В пакете Excel имеется программа проверки орфографии текстов, находящихся в ячейках рабочего листа, диаграммах или текстовых полях. Чтобы запустить её нужно выделить ячейки или текстовые поля, в которых необходимо проверить орфографию. Если нужно проверить весь текст, включая расположенные в нем объекты, выберите ячейку, начиная с которой Excel должен искать ошибки. Далее нужно выбрать команду Сервис - Орфография. Потом Excel начнет проверять орфографию в тексте. Можно начать проверку при помощи клавиши F7. Если программа обнаружит ошибку или не найдет проверяемого слова в словаре, на экране появится диалог Проверка Орфографии.
Операторы.
Все математические функции описываются в программах с помощью специальных символов, называемых операторами. Полный список операторов дан в таблице.
Текстовый оператор соединения предназначен для того, чтобы при создании образца документа не вносить, например, каждый раз вручную, даты - программа сама будет обращаться к ячейке, в которой проставили дату.
Перевычисление рабочих листов.
По умолчанию при вводе, редактировании формул или при заполнении формулами ячеек все вычисления формул в рабочем листе происходят автоматически. Однако при сложных интеграционных расчетов это может занять продолжительное время, поэтому можно отменить автоматическое вычисление. Для этого нужно выбрать команду меню Сервис -Параметры, далее в появившейся вкладке Вычисление выбрать опцию Вручную и установить переключатель Перевычислять перед сохранением. После этого все вычисления в рабочем листе будут происходить только после нажатия клавиши Вычислить.
Функции Excel.
Функции призваны облегчить работу при создании и взаимодействии с электронными таблицами. Простейшим примером выполнения расчетов является операция сложения. Воспользуемся этой операции для демонстрации преимуществ функций. Не используя систему функций нужно будет вводить в формулу адрес каждой ячейки в отдельности, прибавляя к ним знак плюс или минус. В результате формула будет выглядеть следующим образом:
B1+B2+B3+C4+C5+D2
Заметно, что на написание такой формулы ушло много времени, поэтому кажется что проще эту формулу было бы легче посчитать вручную. Чтобы быстро и легко подсчитать сумму в Excel, необходимо всего лишь задействовать функцию суммы, нажав кнопку с изображением знака суммы или из Мастера функций, можно и вручную впечатать имя функции после знака равенства. После имени функций надо открыть скобку, введите адреса областей и закройте скобку. В результате формула будет выглядеть следующим образом:
СУММ(B1:B3;C4:C5;D2)
Если сравнить запись формул, то видно, что двоеточием здесь обозначается блок ячеек. Запятой разделяются аргументы функций. Использование блоков ячеек, или областей, в качестве аргументов для функций целесообразно, поскольку оно, во первых, нагляднее, а во вторых, при такой записи программе проще учитывать изменения на рабочем листе. Например нужно подсчитать сумму чисел в ячейках с А1 по А4. Это можно записать так:
СУММ(А1;А2;А3;А4)
Или то же другим способом:
СУММ(А1:А4)
Создание диаграмм.
Работать с электронными таблицами само по себе большое удовольствие, но если бы удалось превратить сухие столбцы чисел в наглядные диаграммы и графики. Такую возможность дает Excel. В Excel есть два различных способа сохранения в памяти диаграмм, составленных по вашим числовым данным: это, во-первых, "внедрённые" диаграммы и, во-вторых, "диаграммные страницы". Внедрённые диаграммы представляют собой графики, наложенные на рабочую страницу и сохраняемые в этом же файле; в диаграммных страницах создаются новые графические файлы. Создать внедренную диаграмму проще всего с помощью Мастера диаграмм, составляющего часть пакета Excel. Панель инструментов диаграмм. Диаграммы можно создавать не только с помощью Мастера диаграмм. Также это можно делать и другим способом -даже более быстро- с помощью панели инструментов Диаграмма. Включить изображение этой панели на экране модно с помощью меню Вид - Панели инструментов. Пример: Введём любые данные, на основе которых можно построить диаграмму. Выделяем данные и нажимаем на панели инструментов кнопку с изображением стрелки, направленной вниз, чтобы открыть список типов диаграмм. Выбрав тип диаграммы и задав в рабочем листе прямоугольник необходимого размера, запускаем мастер диаграмм. Если нужно создать диаграмму на отдельном листе, то надо выбрать строку Диаграмма в поле Создать. После короткого диалога с Мастером диаграмм будет создан отдельный рабочий лист.
Диаграммы-торты.
Обычно таким наглядным представлением данных пользуются, когда надо показать составляющие доли в процентах от целого. Создать её на экране можно, также как и диаграмму любого другого типа, с помощью мастера диаграмм. Профессиональное оформление.
Для оформления документов Excel предлагает кроме графиков и диаграмм возможность создавать другие графические объекты, например вычерчивать на экране, а потом распечатывать прямоугольники, эллипсы, прямые и кривые линии, дуги и др. Можно также выполнить рисунки с помощью отдельных графических объектов, что никто не будет подозревать, что они выполнены с помощью Excel, а не специально графического редактора. Для создания рисунков предназначены кнопки, расположенные на панели инструментов Рисование. Включить изображение этой панели на экране можно с помощью кнопки которая находится на панели инструментов Стандартная.
Обмен данными.
Во всех программах, написанных для операционной системы Windows, пользователь может пользоваться ее буфером обмена (Clipboard), он представляет особую область памяти, предоставляемый операционной средой в распоряжение различных программ. Используя буфер, можно, работая например в Excel, прерваться и практически мгновенно перейти в другую программу, которую Windows держит для вас наготове. Причем независимо от текущей программы переход осуществляется с помощью одной и той же команды. Для этого нужно выделить соответствующие ячейки. Занести данные в буфер, используя для этого команду меню Правка - Копировать, либо комбинацию клавиш Ctrl+C. Теперь либо сам Excel, либо иная программа может вынуть данные из буфера с помощью команды меню Правка - Вставить или одной из двух комбинаций клавиш: Shift+Insert или Ctrl+V.
Если для построенной диаграммы на листе появились новые данные, которые нужно добавить, то можно просто выделить диапазон с новой информацией, скопировать его (Ctrl + C) и потом вставить прямо в диаграмму (Ctrl + V).
Предположим, у вас есть список полных ФИО (Иванов Иван Иванович), которые вам надо превратить в сокращённые (Иванов И. И.). Чтобы сделать это, нужно просто начать писать желаемый текст в соседнем столбце вручную. На второй или третьей строке Excel попытается предугадать наши действия и выполнит дальнейшую обработку автоматически. Останется только нажать клавишу Enter для подтверждения, и все имена будут преобразованы мгновенно. Подобным образом можно извлекать имена из email, склеивать ФИО из фрагментов и так далее.
Вы, скорее всего, знаете о волшебном маркере автозаполнения. Это тонкий чёрный крест в правом нижнем углу ячейки, потянув за который можно скопировать содержимое ячейки или формулу сразу на несколько ячеек. Однако есть один неприятный нюанс: такое копирование часто нарушает дизайн таблицы, так как копируется не только формула, но и формат ячейки. Этого можно избежать. Сразу после того, как потянули за чёрный крест, нажмите на смарт-тег - специальный значок, появляющийся в правом нижнем углу скопированной области.
Если выбрать опцию «Копировать только значения» (Fill Without Formatting), то Excel скопирует вашу формулу без формата и не будет портить оформление.
В Excel можно быстро отобразить на интерактивной карте ваши геоданные, например продажи по городам. Для этого нужно перейти в «Магазин приложений» (Office Store) на вкладке «Вставка» (Insert) и установить оттуда плагин «Карты Bing» (Bing Maps). Это можно сделать и по с сайта, нажав кнопку Get It Now.
После добавления модуля его можно выбрать в выпадающем списке «Мои приложения» (My Apps) на вкладке «Вставка» (Insert) и поместить на ваш рабочий лист. Останется выделить ваши ячейки с данными и нажать на кнопку Show Locations в модуле карты, чтобы увидеть наши данные на ней. При желании в настройках плагина можно выбрать тип диаграммы и цвета для отображения.
Если в файле количество рабочих листов перевалило за 10, то ориентироваться в них становится трудновато. Щёлкните правой кнопкой мыши по любой из кнопок прокрутки ярлычков листов в левом нижнем углу экрана. Появится оглавление, и на любой нужный лист можно будет перейти мгновенно.
Если вам когда-нибудь приходилось руками перекладывать ячейки из строк в столбцы, то вы оцените следующий трюк:
- Выделите диапазон.
- Скопируйте его (Ctrl + C) или, нажав на правую кнопку мыши, выберите «Копировать» (Copy).
- Щёлкните правой кнопкой мыши по ячейке, куда хотите вставить данные, и выберите в контекстном меню один из вариантов специальной вставки - значок «Транспонировать» (Transpose). В старых версиях Excel нет такого значка, но можно решить проблему с помощью специальной вставки (Ctrl + Alt + V) и выбора опции «Транспонировать» (Transpose).
Если в какую-либо ячейку предполагается ввод строго определённых значений из разрешённого набора (например, только «да» и «нет» или только из списка отделов компании и так далее), то это можно легко организовать при помощи выпадающего списка.
- Выделите ячейку (или диапазон ячеек), в которых должно быть такое ограничение.
- Нажмите кнопку «Проверка данных» на вкладке «Данные» (Data → Validation).
- В выпадающем списке «Тип» (Allow) выберите вариант «Список» (List).
- В поле «Источник» (Source) задайте диапазон, содержащий эталонные варианты элементов, которые и будут впоследствии выпадать при вводе.
Если выделить диапазон с данными и на вкладке «Главная» нажать «Форматировать как таблицу» (Home → Format as Table), то наш список будет преобразован в умную таблицу, которая умеет много полезного:
- Автоматически растягивается при дописывании к ней новых строк или столбцов.
- Введённые формулы автоматом будут копироваться на весь столбец.
- Шапка такой таблицы автоматически закрепляется при прокрутке, и в ней включаются кнопки фильтра для отбора и сортировки.
- На появившейся вкладке «Конструктор» (Design) в такую таблицу можно добавить строку итогов с автоматическим вычислением.
Спарклайны - это нарисованные прямо в ячейках миниатюрные диаграммы, наглядно отображающие динамику наших данных. Чтобы их создать, нажмите кнопку «График» (Line) или «Гистограмма» (Columns) в группе «Спарклайны» (Sparklines) на вкладке «Вставка» (Insert). В открывшемся окне укажите диапазон с исходными числовыми данными и ячейки, куда вы хотите вывести спарклайны.
После нажатия на кнопку «ОК» Microsoft Excel создаст их в указанных ячейках. На появившейся вкладке «Конструктор» (Design) можно дополнительно настроить их цвет, тип, включить отображение минимальных и максимальных значений и так далее.
Представьте: вы закрываете отчёт, с которым возились последнюю половину дня, и в появившемся диалоговом окне «Сохранить изменения в файле?» вдруг зачем-то жмёте «Нет». Офис оглашает ваш истошный вопль, но уже поздно: несколько последних часов работы пошли псу под хвост.
На самом деле есть шанс исправить ситуацию. Если у вас Excel 2010, то нажмите на «Файл» → «Последние» (File → Recent) и найдите в правом нижнем углу экрана кнопку «Восстановить несохранённые книги» (Recover Unsaved Workbooks).
В Excel 2013 путь немного другой: «Файл» → «Сведения» → «Управление версиями» → «Восстановить несохранённые книги» (File - Properties - Recover Unsaved Workbooks).
В последующих версиях Excel следует открывать «Файл» → «Сведения» → «Управление книгой».
Откроется специальная папка из недр Microsoft Office, куда на такой случай сохраняются временные копии всех созданных или изменённых, но несохранённых книг.
Иногда при работе в Excel возникает необходимость сравнить два списка и быстро найти элементы, которые в них совпадают или отличаются. Вот самый быстрый и наглядный способ сделать это:
- Выделите оба сравниваемых столбца (удерживая клавишу Ctrl).
- Выберите на вкладке «Главная» → «Условное форматирование» → «Правила выделения ячеек» → «Повторяющиеся значения» (Home → Conditional formatting → Highlight Cell Rules → Duplicate Values).
- Выберите вариант «Уникальные» (Unique) в раскрывающемся списке.
Вы когда-нибудь подбирали входные значения в вашем расчёте Excel, чтобы получить на выходе нужный результат? В такие моменты чувствуешь себя матёрым артиллеристом: всего-то пара десятков итераций «недолёт - перелёт» - и вот оно, долгожданное попадание!
Microsoft Excel сможет сделать такую подгонку за вас, причём быстрее и точнее. Для этого нажмите на вкладке «Данные» кнопку «Анализ „что если“» и выберите команду «Подбор параметра» (Insert → What If Analysis → Goal Seek). В появившемся окне задайте ячейку, где хотите подобрать нужное значение, желаемый результат и входную ячейку, которая должна измениться. После нажатия на «ОК» Excel выполнит до 100 «выстрелов», чтобы подобрать требуемый вами итог с точностью до 0,001.
